Kiuruveden kaupungin arkistoon kuuluvat kaikki kaupungin tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet määritellään arkistolaissa 831/1994.

Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee kaupungin tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista ottaen huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja. Arkistotoimen on myös varmistettava yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus ja asiakirjojen on palveltava tutkimusta tiedon lähteinä.

Tietotarpeen tyydyttämiseksi arkistotoimi käyttää apuvälineenä tietojen rekisteröintiä ja kirjaamista, arkistointia, luettelointia sekä kuvailuja. Asiakirjojen ja tietojen käytettävyydessä julkisuuden tulee toteutua niin, että tiedot löytyvät ja julkiset tiedot ovat asiakkaiden käytettävissä.

Asiakirjojen säilymisessä huomioidaan arkistokelpoiset menetelmät ja materiaalit sekä asianmukaiset keskusarkistotilat.

Kaupungin tiedonhallinnan ja arkistotoimen toimintaohje on käsitelty kaupunginhallituksessa 26.10.2020 § 166 ja valtuustossa 9.11.2020 § 37. Päivitetyn toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata tiedonhallintaa, tiedonohjausta, asiakirjallisen tiedon käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa sekä ohjeistaa kaupungin keskusarkistossa asiointia.

 Tiedonohjaussuunnitelma TOS luo toimintaedellytykset toimivalle organisaation tiedonhallinnalle. Kiuruveden kaupungin tehtäväluokitus on hyväksytty kaupunginhallituksessa 25.2.2019 § 46 ja kaupunki on yksi arkistonmuodostaja.

 Tehtäväluokitus sisältää yli 600 eri tehtävää. Tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) on kuvattu kaikki kaupungin tehtävät prosesseina, prosessiin liittyvät käsittelyvaiheet ja toimenpiteet sekä käsittelyvaiheiden aikana syntyvät analogiset ja sähköiset asiakirjat metatietoineen. TOS mahdollistaa toimivan asianhallinnan ja sähköisen arkistoinnin.

Vastuu arkistotoimen järjestämisestä, organisoinnista, suunnittelusta ja resursseista on kaupunginhallituksella. Kaupunginhallitus on nimennyt arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavaksi viranhaltijaksi arkistosihteeri Erkki Kinnusen. Lisäksi jokaisen palvelukeskuksen työyksikköön on nimetty arkistovastaava.

 Keskeisimpiin arkistosihteerin tehtäviin kuuluvat:

• kaupungin tiedonhallinnan ja arkistotoimen suunnittelu, kehittäminen ja johtaminen
• kaupunginhallituksen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen viranomaistehtävien valmistelu ja täytäntöönpano
• arkistotoimen koulutus, ohjaus ja neuvonta
• tietopalvelu ja siihen liittyvät haut, selvitykset ja todistukset
• keskusarkiston säilytys-, hoito- ja käyttöpalvelutehtävät
• tietosuojavastaavan tehtävät.

Arkistosihteerin esityksestä on nimetty arkistotyöryhmä, jonka tehtävänä on avustaa arkistosihteeriä tiedonhallinnan ja arkistotoimen kehittämis- ja suunnittelutehtävissä.

Työryhmän tehtävänä on olla tiiviisti mukana muutostilanteissa kehittämässä sähköisiä asianhallintaprosesseja ja sähköistä arkistointia sekä sähköistä asiointia.

Työryhmä koostuu tarpeen mukaan palvelukeskusten arkistovastaavista, esimiehistä ja tarvittavista asiantuntijoista. Arkistotyöryhmä kokoontuu säännöllisesti ja työryhmä on toiminut mm. asianhallinnan projektiryhmänä TwebKiuru asioiden ja asiakirjojen -hallintajärjestelmän käyttöönotossa.

Kiuruveden kaupungin keskusarkisto sijaitsee kaupungintalolla. Keskusarkisto toimii kaupungin pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen päätearkistona. Keskusarkistossa on tilaa asiakirjoille 1055 hyllymetriä ja siellä on säilytettävänä yli 100 virka-arkistoa sekä kotiseutuarkiston piiriin kuuluvia yksityisarkistoja.

 Kiuruveden kunta on vuonna 1978 luovuttanut kaikkein vanhimman arkistoaineistonsa säilytettäväksi Kansallisarkistoon (valtuuston päätös 31.1.1978 § 7). Luovutettu arkisto sisältää kuntakokousten, kunnanvaltuuston ja kunnallislautakunnan yhteisarkistoon kuuluvia asiakirjoja kunnan perustamisvuodesta 1873 alkaen. Luovutettujen analogisten aineistojen omistusoikeus on Kansallisarkistolla.

 Kaupungin sähköisessä muodossa olevat kuva- ja äänitearkistot ovat kulttuuritalolla. Kuva-arkisto sisältää kuvamateriaalia vuodesta 1910 alkaen.

Kiuruveden kotiseutuarkisto on perustettu 30.6.1986 ja kotiseutuarkisto on sijoitettu kaupungin keskusarkiston tiloihin.

Kiuruveden kotiseutuarkiston tarkoituksena on koota ja tallentaa paikallinen, yksityisluontoinen, usein häviämisuhan alaisena oleva arkistoaines sekä paikkakunnan henkinen ja aineellinen perinne, saada se säilymään ja saattaa kotiseutuarkiston yksityisarkistojen aineistot käytettäväksi siten, että ne palvelevat tutkimuksen, opetuksen, harrastustoiminnan ja käytännön tarpeita.

Kiuruveden kotiseutuarkistoon pyritään kokoamaan erityisesti toimintansa lopettaneiden tai heikosti toimivien paikallisten yhdistysten, seurojen, kansanliikkeiden, osuuskuntien, pienehköjen yritysten ja liikelaitosten sekä yksityishenkilöiden ja sukujen arkistoja, paikallishistoriallista aineistoa ja muita tallenteita tutkimuksen ja kuntalaisten käyttöön.

Kiuruveden kotiseutuarkisto luo omalta osaltaan kuvaa Kiuruveden historiasta ja sen eri ilmiöistä.

Asiakirjojen käyttöoikeus

Kotiseutuarkistossa säilytettäviä asiakirjoja on jokaisella oikeus tutkia, elleivät ne julkisuuslain säännösten nojalla ole salassa pidettäviä tai ellei asiakirjojen luovuttaja ole asettanut erityisehtoja.

Aineiston tutkija tai aineiston luovuttaja voi ottaa yhteyttä Kiuruveden kotiseutuarkistoon.

KOTISEUTUARKISTO SÄILYTTÄÄ ARKISTOT MAKSUTTA.

Matka arkistoissa ja matka arkistoihin voi olla seikkailu, uuden alku tai matkan päätös.

Asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia ja asiakkaat saavat niitä arkiston tutkijahuoneessa käytettäväksi arkistosihteerin valvonnassa lainsäädännöstä johtuvat rajoitukset huomioiden.

Arkistoaineistoja ei lainata yksityisille henkilöille viraston ulkopuolelle. Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon ja joihinkin erikoisarkistoihin.

Arkaluonteisiin ja salassa pidettäviin tietoihin liittyy käyttörajoitus. Käyttörajoitus on 50 vuotta henkilön kuolemasta. Jos kuolinaikaa ei tiedetä, 100 vuotta asiakirjan viimeisestä merkinnästä. Käyttöluvan voi myöntää arkistosihteeri tieteellistä tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten.

Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä lunastusta vastaan. Kiuruveden kaupungin asiakirjoista ja tiedonhausta perittävät maksut ja taksat kaupunginhallitus vahvisti kokouksessaan 26.10.2020 § 167.

Kiuruveden kaupungin asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa kaupungin asiakkaille yleiskuvaus siitä, miten Kiuruveden kaupungin asiarekisteri ja palvelujen tiedonhallinta on järjestetty. Lisäksi kuvauksen tavoitteena on auttaa asiakkaita kohdistamaan tietopyyntönsä oikealle viranomaiselle sekä yksilöimään tietopyyntönsä julkisuuslain (621/1999) edellyttämällä tavalla.

 Kiuruveden kaupunki ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti. Kiuruveden kaupunki muodostaa laissa mainitun                      tiedonhallintayksikön.

Kiuruveden kaupungin kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi; Asiakirjajulkisuuskuvaus 2020 on käsitelty kaupunginhallituksessa 23.11.2020 § 210 ja valtuustossa 7.12.2020 § 58.

Julkisuuslain mukaan tiedon saanti asiakirjoista on maksutonta, kun pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin sekä jos pyydetty asiakirja on yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen pitämästä asiakirjarekisteristä siinä käytettävän asialuokittelun tai asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.

Pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään maksu. Jos tiedon esille hakeminen arkistosta vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhakemisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu.

Kiuruveden kaupunginhallitus on 26.10.2020 § 167 päättänyt julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä seuraavaa:

Maksullisten asiakirjojen lunastusmaksut

 Oikeaksi todistetut pöytäkirjan otteet, asiakirjan jäljennökset ja todistukset:

• ensimmäinen sivu 3 € (alv 0 %)
• seuraavat sivut 2 € /sivu (alv 0 %)
• pyynnöstä annettu todistus tai lausunto 5 € (alv 0 %).

Opinnäytetyötä, tieteellistä tai historiallista tutkimusta tekevälle kaupungin keskusarkiston asiakirjoista annetut kopiot A4 0,50 € ja A3 1,00 €.

Kartoista, piirustuksista ja muista erityiskopioinneista peritään ko. yksikön päättämät tulostus- ja kopiomaksut.

Tiedonhausta perittävät maksut

Tiedonhakumaksuna peritään erityistoimenpiteitä vaativissa tietopyynnöissä, joissa asiakirjan esille hakeminen vaatii tiedon hakemista eri tietolähteistä. Mikäli pyydetty asiakirja-aineisto on laaja tai siinä on paljon asiakirjan eri osissa salassa pidettävää tietoa, asiakirjan tuottaminen annettavaan muotoon vaatia tavanomaista enemmän työtä.

Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamista asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan tiedonhaun vaativuuden mukaan seuraavasti:

• normaali tiedonhaku, työaika alle 2 h         30 € (alv 0 %)
• vaativa tiedonhaku, työaika 2 - 5 h             60 € (alv 0 %)
• vaativa laaja tiedonhaku, työaika yli 5 h    100 € (alv 0 %).

Kiinteän perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu 0,50 €/sivu. Posti- ja lähetysmaksuna peritään 3,00 € (alv 0 %).

Perittävät maksut koskevat kaupungin keskusarkiston lisäksi myös palvelukeskusten lähiarkistojen asiakirjoista annettavia tietoja. Maksusäännökset eivät koske kaupungin keskusarkiston tutkimuslupia ja viranomaisten välistä tietojen vaihtoa.