Arkistopalvelut
Kiuruveden kaupungin asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävänä on
- kaupungin tuottaman tiedon säilyttäminen
- kuntalaisten sekä yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan toteutumisen tukeminen
- asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilyttäminen ja tutkimuksen tukeminen.
Kiuruveden kaupungin keskusarkisto huolehtii Kiuruveden kaupungin pitkään ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Tehtäviin kuuluu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjaus ja neuvonta kaupungin eri palvelualueille.
Kaupungin keskusarkisto palvelee asiakkaita tekemällä tietohakuja, asiakirjahakuja ja antamalla arkistoiduista asiakirjoista kopioita. Tiedonhausta ja mahdollisista kopioista peritään kaupunginhallituksen päättämä maksu.
Kaupungin keskusarkisto palvelee ajanvarauksella. Asiakirjapyyntöasioissa tai käyntiajan varaamisessa voit ottaa yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse. Arkiston käyttö tapahtuu aina arkistosihteerin valvonnassa. Arkistoaineistoja ei lainata yksityisille henkilöille viraston ulkopuolelle. Asiakirjoja lainataan vain viranomaiskäyttöön ja eräin rajoituksin kaukolainaksi Kansallisarkistoon ja joihinkin erikoisarkistoihin.
Keskusarkisto
Harjukatu 2, 74700 Kiuruvesi
keskusarkisto@kiuruvesi.fi p. 050 476 0327
Kiuruveden kaupungin keskusarkisto sijaitsee kaupungintalolla. Keskusarkisto toimii kaupungin pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen päätearkistona.
Keskusarkistossa säilytetään toimintansa lopettaneiden lautakuntien, virastojen, laitosten ja toimikuntien arkistot sekä toiminnassa olevien yksiköiden vanhimmat asiakirjat. Myös mm. rakennuslupa-asiakirjat lopputarkastetuista kohteista ja osa koulujen päättötodistuksista ovat keskusarkistossa sekä kotiseutuarkiston piiriin kuuluvia yksityisarkistoja. Aktiivisessa käytössä olevat asiakirjat löytyvät palvelukokonaisuuksien omista arkistoista.
Keskusarkisto sai asianmukaiset arkistotilat 1984 valmistuneen uuden kunnantalon (nyk. kaupungintalon) pohjakerrokseen. Tilojen yhteispinta-ala on noin 142 m². Keskusarkiston kokonaishyllymetrimäärä on noin 1,05 hyllykilometriä. Toimintayksiköiden käytössä on lisäksi omia lähiarkistotiloja.
Kiuruveden kunta on vuonna 1978 luovuttanut tilanpuutteen vuoksi kaikkein vanhimman arkistoaineistonsa säilytettäväksi Kansallisarkistoon. Luovutettu arkisto sijaitsee Kansallisarkiston Joensuun toimipisteessä ja se sisältää kuntakokousten, kunnanvaltuuston ja kunnallislautakunnan asiakirjoja vuosilta 1869–1957. Luovutettujen analogisten aineistojen omistusoikeus on Kansallisarkistolla. Alla linkki Kansallisarkiston Kiuruveden kunnan arkisto (1869–1957) -sähköiseen arkistoluetteloon.
Keskusarkiston tehtävänä on tiedon säilyttäminen ja toimittaminen kaupungin hallinnon tarpeisiin sekä ulkopuolisen tutkimuksen käyttöön. Kaupungin eri toimintayksiköt toimittavat keskusarkistoon pääsääntöisesti pysyvästi ja pitkään säilytettävän arkistoaineistonsa.
Keskusarkisto huolehtii myös sen hallussa olevan arkistoaineiston tietopalvelusta.
Keskusarkiston julkiset asiakirjat ovat kaikkien käytettävissä. Aineistoa ei lainata kaupungintalon ulkopuolelle mutta siihen voi tutustua virka-aikana kaupungintalolla ja tarvittaessa aineistoa voidaan kopioida tai skannata.
Salassa pidettäviin asiakirjoihin, henkilötietorekistereihin ja luetteloimattomiin asiakirja-aineistoihin liittyy käyttörajoituksia. Niihin voidaan myöntää käyttö- tai tutkimuslupa tieteellistä tutkimusta tai muuta hyväksyttävää tarkoitusta varten. Salassa pidettäviä tietoja voidaan myös antaa, jos asiakirjat koskevat omia tietoja tai ne ovat välttämättömiä jonkin etuuden hakemiseksi tai oikeuden varmistamiseksi (asianosaisjulkisuus).
Salassa pidettävien asiakirjojen yleinen salassapitoaika on 25 vuotta. Yksityisyyden suojan piiriin kuuluvien asiakirjojen salassapitoaika on 50 vuotta henkilön kuolemasta tai jos tästä ei ole tietoa, 100 vuotta asiakirjan päiväyksestä.
Asiakirjoista saa kopioita ja todistettuja asiakirjajäljennöksiä lunastusta vastaan. Kiuruveden kaupungin asiakirjoista ja tiedonhausta perittävät maksut ja taksat kaupunginhallitus vahvisti kokouksessaan 26.10.2020 § 167.
Kotiseutuarkisto
Kiuruveden kotiseutuarkisto on perustettu vuonna 1986. Se toimii hallinnollisesti kaupungin keskusarkiston alaisuudessa. Kotiseutuarkisto toimii keskusarkiston yhteydessä. Kiuruveden kotiseutuarkisto on perustamisestaan lähtien vastaanottanut yksityisluontoisia arkistoja.
Kiuruveden kotiseutuarkistoon pyritään kokoamaan erityisesti kiuruvetisten toimintansa lopettaneiden tai heikosti toimivien paikallisyhdistysten, seurojen ja kansanliikkeiden arkistot, osuuskuntien ja liikelaitosten arkistot, perheiden, sukujen ja talojen arkistot sekä yksityishenkilöiden arkistot. Kotiseutuarkistojen tulee liittyä Kiuruveteen.
Tarkoitus on, että kotiseutuarkistot rikastavat mahdollisuuksia tutkia Kiuruveden historiaa. Siksi emme ota vastaan esim. valtakunnallisten yhdistysten aineistoja muilta osin kuin paikallisjärjestön osalta.
Kotiseutuarkistossa säilytettäviä asiakirjoja on jokaisella oikeus tutkia, elleivät ne julkisuuslain säännösten nojalla ole salassa pidettäviä tai ellei asiakirjojen luovuttaja ole asettanut erityisehtoja.
Yksityisarkistojen luovutuksista ja vastaanotosta neuvotellaan aina tapauskohtaisesti etukäteen kaupungin arkistotoimesta ja asiakirjojen vastaanotosta vastaavan henkilön kanssa. Ennen luovutusta voimme käydä tutustumassa aineistoonne. Tällöin arkistoaineisto kartoitetaan, todetaan mahdollinen seulontatarve ja annamme ohjeet aineiston järjestämiseen. Luovutettava arkisto siirretään keskusarkistoon luovuttajan toimesta ja kustannuksella.
Asiakirjoja luovutettaessa kotiseutuarkistoon, omistusoikeus siirtyy kaupungin keskusarkistolle ja aineistosta tehdään kirjallinen luovutussopimus, jossa määritellään tarkemmin luovuttajan mahdollisesti haluamat käyttörajoitukset.
Kotiseutuarkiston aineistot säilytetään keskusarkistossa pysyvästi. Pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja ovat arkistonmuodostajan itse tuottamat asiakirjat. Emme ota vastaan määräajan säilytettäviä aineistoja, esimerkiksi tiliotteita, tilitositteita tai kiertokirjeitä. Arkistonluovuttajan tulee poistaa tämänkaltaiset aineistot arkistosta ennen sen luovuttamista tai antaa keskusarkistolle lupa hävittää sellainen aineisto, jolla keskusarkisto ei näe pysyvän säilytyksen arvoa.
Keskusarkisto ei ota vastaan painotuotteita, esimerkiksi kirjoja tai lehtiä, elleivät nämä painotuotteet ole yhdistyksen omia julkaisuja. Keskusarkistolle luovutettavan aineiston on oltava siistissä kunnossa. Emme ota vastaan esimerkiksi homeisia tai muuten likaisia aineistoja. Aineiston on hyvä olla valmiiksi jonkinlaisessa järjestyksessä. Aineistosta tulee poistaa muovitaskut, kuminauhat ja klemmarit. Niittejä ei tarvitse poistaa. Emme ota vastaan esineistöä esim. viirejä.
Ellei luovutuksen yhteydessä ole sovittu arkiston käyttörajoituksista, arkistot ovat tutkijan käytettävissä julkisuuslain säädökset huomioon ottaen. Aineiston lopullinen arkistointijärjestys tehdään keskusarkistossa, jossa se myös luetteloidaan. Yksityisarkiston säilyttäminen keskusarkistossa on maksutonta.
Ota yhteyttä keskusarkistoon ennen kuin luovutat asiakirjat sinne säilytettäväksi.
Alla ohjeet ja lomakkeet:
Kuva-arkisto
Kaupungin sähköisessä muodossa olevat kuva- ja äänitearkistot ovat Kulttuuritalolla. Kuva-arkisto sisältää kuvamateriaalia vuodesta 1910 alkaen.
Rakennusvalvonnan arkistopalvelut
Rakennusvalvonnan arkistossa säilytetään lupa-asiakirjoja sekä lupapäätösten yhteydessä ja rakentamisen aikana syntyneitä muita liitteitä, piirustuksia ja erityissuunnitelmia. Tarkemmat tiedot rakennusvalvonnan arkisto- ja kopiointipalveluista löydät rakennusvalvonnan sivuilta.